Kamis, 23 Okt 2014
PENGANTAR KEARSIPAN PDF Cetak E-mail

MATERI KEARSIPAN :

1. BEBERAPA PENGERTIAN POKOK

2. DASAR HUKUM

3. PENGERTIAN ARSIP

4. KEWENANGAN DAN ORGANISASI KEARSIPAN

5. KODE INDEKS SURAT - SURAT DINAS DEPAG DI PUSAT DAN DAERAH

6. KLASIFIKASI ARSIP DAN INDEKS

7. PENGURUSAN SURAT

8. PEMBERKASAN

 1. BEB. PENGERTIAN ARSIP :

1.    Arsip ialah:

       -  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan

       Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal

       maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;

       -  Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan,

       dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka

       pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2.  Arsip dinamis:

              Ialah yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan

        kehidupan   kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan

        administrasi negara;

  3.  Arsip Aktif:

              Ialah Arsip Dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan

        dalam penyelenggaraan administrasi.

  4.  Arsip In Aktif

              Ialah Arsip Dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

  5.  Arsip Statis

              Ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan

       kehidupan kebangsaan maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.

   6.  Unit Kearsipan

              Ialah Unit Organisasi yang kegiatan pokoknya mengarahkan dan mengendalikan Arsip Aktif,

        juga menyimpan dan mengelola arsip in aktif yang berasal dari unit-unit pengolah (Unit Kerja)

        di lingkngannya.

   7.  Unit Pengolah

              Ialah Unit Kerja yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi yang mengelola

        arsip aktif sebagai berkas kerja.               

   8. Satuan Organisasi

             Ialah bagian dari suatu organisasi dimana diselenggarakan kegiatan-kegiatan administrasi

        dalam arti terbatas (dalam lingkungan Departemen Agama) yang di dalamnya terdapat pejabat-pejabat

        yng mengurusi administrasi Kepegawaian, Keuangan dan administrasi umum seperti Sekretariat jenderal,

        inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal, Badan Litbang Agama, Kantor Wilayah Departemen Agama

        Kabupaten Kotamadya, Kantor Urusan Agama dan Unit Pelaksana Teknis (UPT).

   9. Unit Pelaksana Teknis

             Ialah Universitas Islam Negeri, Institut Agama Islam Negeri, STAIN, STAKN, STAHN,

       Madrasah Aliyah Negeri,PGA Hindu Negeri, PGA Kristen Negeri, Madrasah Tsanawiyah Negeri,

       Madrasah Ibtidaiyah Negeri, Balai Penelitian Aliran Kerohanian/Keagamaan, Balai Penelitian Lektur Keagamaan,

       Balai Penelitian Agama dan Kemasyarakatan dan Balai Pendidikan dan Latihan Pegawai Teknis Keagamaan.

  10. Pengurursan Surat

            Pengurusan Surat ialah proses kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat di

        unit kearsipan sampai diterima di unit pengolah dan sejak ditanda tangan dari unit pengolah sampai dikirimkan

       oleh unit kearsipan.

  11. Surat Dinas

             Ialah pernyataan tertulis dalam bentuk dan corak yang diatur, yang digunakan sebagai sarana

        komunikasi untuk menyampaikan dan menerima informasi kepada dan dari pihak lain baik perorangan

        atau swasta maupun dinas yang dibuat oleh atau ditunjukkan kepada Departemen Agama. Surat Dinas terdiri dari:

  1. Surat Dinas Terbuka, ialah surat yang dalam pengurusannya dapat dibuka/diketahui oleh Unit Kearsipan untuk diproses lebih lanjut.

Ø  Surat Dinas Terbuka, ialah surat dinas yang isinya mengandung kepentingan yang memerlukan

tindak lanjut yang lama diperlukan informasinya dan apabila surat tersebut hilang dapat menimbulkan

kerugian bagi organisasi.

Ø  Surat Dinas Biasa, ialah surat dinas yang isinya tidak mengikat dan tidak memerlukan tindak lanjut,

informasi yang terkandung di dalamnya bersifat umum dan bernilai pendek.

Ø  Surat Dinas Tertutup/Rahasia, ialah sunat dinas yang memiliki tanda-tanda kerahasiaan dan

hanya boleh dibuka/diketahui oleh pejabat yang berwenang.

DASAR HUKUM KEARSIPAN DI INDONESIA

  1. Undang-Undang No.7 Tahun 1971, tentang Ketentuan Pokok Kearsipan.
  2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip.

DASAR HUKUM PRODUK DEPARTEMEN AGAMA

  1. Keputusan Menteri Agama Republik Indonesia No.81 Tahun 1984 tentang “Penerapan Sistem
  2. Kearsipan Kartu Kendali (Arsip Dinamis) di lingkungan Departemen Agama”.

                Yang kemudian disempurnakan melalui Peraturan Menteri Agama No. 10 Tahun 2005

tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan (Arsip Dinamis) di lingkungan Departemen Agama.

  1. Keputusan Menteri Agama RI No. 111 Tahun 1999 tentang Jadual Retensi Arsip Departemen Agama,
  2. hasil penyempurnaan KMA No. 681 Tahun 1997 tentang Jadual Retensi Arsip Departemen Agama.
  3. Keputusan Menteri Agama No. 168 Tahun 2003 tentang Tata Persuratan Dinas di lingkungan
  4. Departemen Agama.
  5. PENGERTIAN ARSIP
  6. Dalam UU No. 7 Tahun 1971 tentang
  7. Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan
  8. Pasal 1
  9. Yang dimaksud dalam Undang-undang ini dengan Arsip ialah :
  10. a.             Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan;
  11. b.            Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

ARSIP DAPAT BERUPA :

          1. Surat

          2. Dokumen

          3. Rekaman Gambar (VCD,DVD,Foto)

          4. Rekaman Suara (Casset, Piringan Hitam)

          5. Peta

          6. Disket, USB (Flash Disk)

HUKUM PIDANA

  1.    Barang siapa dengan sengaja dan dengan melawan hukum memiliki arsip sebagaimana dimaksud
  2. Pasal 1 huruf a Undang-undang NO. 7 Tahun 1971 dapat dipidana dengan penjara selama-lamanya
  3. 10 (sepuluh) tahun.
  4. Barang siapa yang menyimpan arsip sebagaimana dimaksud UU NO. 7 Tahun 1971 ,
  5. dengan sengaja memberikan/memberitahukan isi naskah sedangkan ia wajib merahasiakan
  6. kepada pihak ketiga, dapat dipidana penjara seumur hidup atau pidana seiama-lamanya 20 tahun.
  7. Tindak Pidana yang dimaksud adalah Kejahatan (UU No. 7 Tahun 1971, Bab V Pasal 11)

TUJUAN KEARSIPAN

                Tujuan Kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional

tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan

bahan pertanggung jawab tersebut bagi kegiatan Pemerintah.

KEWENANGAN DAN ORGANISASI KEARSIPAN

  1. KEWENANGAN KEARSIPAN
  1. Arsip sebagaimana yang telah didiskusikan dalam bab Pendahuluan adalah wewenang pemerintah dan dalam hal arsip yang berkaitan dengan arsip di lingkungan Departemen Agama adalah menjadi wewenang Departemen Agama.
  2. Sistem Pengelolaan Arsip di lingkungan Departemen Agama menganut azas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan.
  3. Menteri Agama menetapkan Kebijakan umum di bidang Kearsipan.
  4. Kewenangan pembinaan, koordinasi dan pengendalian di bidang kearsipan dilaksanakan secara sentralisasi oleh Sekretariat Jendral, dalam hal ini Biro Umum.
  5. 5. Pelaksanaan kegiatan di bidang kearsipan di lingkungan Departernen Agama dilaksanakan secara desentralisasi oleh masing-masing satuan organisasi dan unit Pelaksanaan Teknis meliputi:
  6. a.  Pembinaan dan koordinasi di bidang  kearsipan di lingkungan unit kerja masing-masing.
  7.  b. Pengelolaan arsip aktif di lingkungan unit  kerja masing-masing.
  8. c. Sebagai tempat penyimpanan sementara arsip in aktif.
  9. 6. Pengelolaan arsip aktif dan arsip in aktif.
  10. a. Arsip aktif di unit pengolah dapat diserahkan dua tahun sekali kepada unit kearsipan pada satuan urit kerja masing-masing.
  11. b. Arsip in aktif yang ada pada unit kearsipan unit pengolah satuan organisasi/unit pengolah dapat diserahkan kepada Depo Arsip (Sentral File);
  12. C. Penyerahan arsip in aktif dan unit kerja satuan organisasi Eselon I pusat dapat diserahkan kepada Depo Arsip Pusat (Sekretariat Jenderal dalam hal ini Biro Umum) berdasarkan Jadual Retensi Arsip yang berlaku di lingkungan Departemen Agama;
  13. d. Penyerahan Arsip in aktif  masing-masing Bidang pada Kantor Wilayah Departemen Agama Propinsi dan Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota dan Unit  Pelaksanaan Teknis di Daerah dapat diserahkan kepada Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi  masing-masing sesuai dengan Jadual Retensi Arsip yang berlaku di lingkungan Departemen Agama.
  14. 7. Pengelolaan arsip statis;
  15. a. Penyerahan arsip statis di satuan organisasi unit kerja Eselon I Pusat diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia, oleh Sekretariat Jenderal dalam hal ini Biro Umum;
  16. b. Penyerahan arsip statis di lingkungan Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi diserahkan kepada Arsip Daerah masing-masing, oleh Kantor Wilayah Departemen Agama dalam hal ini Bagian Tata Usaha;
  17. Kantor Wilayah Departemen Agama

                Arsip Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi menjadi wewenang tanggung jawab dan kewajiban Bagian Tata Usaha pada Kantor Wilayah Departemen Agama yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan untuk lingkungan Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi dan juga berfungsi sebagai Unit Kearsipan Pusat bagi Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota, MAN,  MTsN, dan MIN

  1. Unit pengolah pada Kantor Wilayah Departemen Agama adalah meliputi Bagian Tata Usaha dan Bidang-Bidang/Pembimbing;
  2. Pimpinan unit pengolah pada Bagian Tata Usaha dan Bidang-Bidang/Pembimbing adalah Kepala Bagian dan Kepala Bidang;
  3. Tata Usaha unit pengolah pada Bagian Tata Usaha dan Bidang-Bidang/Pembimbing adalah Sub Bagian Umum dan Staf Bidang-Bidang, Pembimbing yang diberi tugas sebagai T.U. Pembimbing;
  4. Pelaksana pengolah pada Bagian Tata Usaha dan Bidang-Bidang/Pembimbing adalah Sub Bagian dan Seksi-Seksi;
  5. Unit Kearsipan Kantor Wiliyah Departemen Agama di samping sebagai Unit Kearsipan Pusat bagi Kandepag Kabupaten/Kota, MAN, MTsN dan MIN merupakan sentral bagi Unit Kearsipan UIN, lAIN, STAIN, STAKN, STAHN dan Balai.
  1. Universitas Islam Negeri

                Arsip UIN menjadi wewenang tanggungjawab dan kewajiban Biro Administrasi Umum dan Kepegawaian  yang selanjutnya disebut Unit Kearsipan untuk lingkungan UIN;

  1. Unit Pengolah pada UIN adalah Fakultas, Program Pasca Sarjana, Lembaga, Biro-biro dan UPT Perpustakaan dan Pusat Bahasa dan Budaya);
  2. Pimpinan Unit Pengolah pada Fakultas, Program Pasca Sarjana, Lembaga, Biro-biro dan UPT adalah Dekan, Direktur, Kepala Biro dan Kepala Pusat;
  3. Tata Usaha Pengolah pada Fakultas, Program Pasca Sarjana, Lembaga, Biro-biro dan UPT adalah Bagian Tata Usaha dan Petugas Tata Usaha;
  4. Pelaksana Pengolah pada Fakultas, Program Pasca Sarjana, Lembaga, Biro-biro dan UPT adalah Bagian, Balai dan Pustakawan.

KODE INDEKS SURAT-SURAT DINAS
DEPARTEMEN AGAMA DI PUSAT DAN DAERAH

Kode indeks surat dinas di Iingkungan Departemen Agama memuat unsur-unsur kode:

1. Unit pengolah/konseptor;

2. Kode simpanan;

3. Nomor unit;

4. Tahun pembuatan; :

A. KODE INDEKS PUSAT

1. UNSUR PIMPINAN MA/

Menteri Agama

2. UNSUR PEMBANTU PTMPINAN SJ/Sekretariat Jenderal

1 . Biro Perencanaan B .I

a. Bagian Analisis Data Perencanaan B.I/1/

b. Bagian Penyusunan Program Wilayah I B.I/2/

C. Bagian Penyusunan Program Wilayah II B.I/3

d. Bagian Pengendalian dan Pelaporan Program B.I/4

2. Biro Kepegawaian B.ll

a. Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai B.II/1/

b. Bagian Pengangkatan dan Kepangkatan    B.1112/

C. Bagian Pemberhentian Pegawai B.1113/

d. Bagian Data Kepegawaian B .11/41

3. Biro Organisasi dan Tatalaksana B.IV/

a. BagianAnalisisKebijakan B.JV/1/

b. Bagian Pembinaan Kelembagaan B.IV/2/

2. Biro Kepegawaian B.ll

a. Bagian Perencanaan dan Pengembangan Pegawai B.II/1/

b. Bagian Pengangkatan dan Kepangkatan    B.1112/

C. Bagian Pemberhentian Pegawai B.1113/

d. Bagian Data Kepegawaian B .11/41

3. Biro Organisasi dan Tatalaksana B.IV/

a. BagianAnalisisKebijakan B.JV/1/

b. Bagian Pembinaan Kelembagaan B.IV/2/

c. Bagian Ketatalaksanaan B .1V/3/

d. Bagian Evaluasi Kinerja OrganisasiB,IV/4/

4. BiroUmum B.VI/

a. Bagian Tata Usaha Sekretariat Jenderal  B.VI/I/

b. Bagian Tata Usaha Pimpinan B.VI/2/

c. Bagian Rumah Tangga B.VI/3/

d. Bagian Pengadaan B.VJJ4/

3. UNSUR PELAKSANA

Direktorat Jenderal

1 .Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam Penyelenggaraan Haji DJ.I/

a. Sekretariat Direktorat Jenderal Set.DJ.I/

1. Bagian Perencanaan dan Keuangan Set.DJ.IJ1/

2. Bagian Data dan Pelaporan Set.DJ.I/2/

3. Bagian Organisasi & Tatalaksana dan  Kepegawaian Set.DJ.I/3/

4. Bagian Umum Set.DJ.I/4/

b. Direktorat Urusan Agama Islam Dt.I.I/

1. Subdirektorat Kepenghuluan Dt.I.I/1/

2. Subdirektorat Pengembangan Keluarga Sakinah Dt.I.I/2/

3. Subdirektorat Pembinaan Pangan Halal Dt.I.I/3/

4. Subdirektorat Bina Ibadah Sosial Dt.I.I/4/

5. Subdirektorat Pengembangan Kemitraan Umat Dt.I.I/5/

c. Direktorat Pembinaan Peradilan Agama Dt.I.II/

1. Subdirektorat Organisasi dan Tatalaksana Peradilan Agama Dt.I.II/1/

2. Subdirektorat Sarana Dt.I.II/2/

3. Subdirektorat Ketenagaan Dt.I.II/3/

4. Subdirektorat Hukum dan Peraturan  Perundangundangan Peradilan Agama Dt.I.II/4/

5. Subdirektorat Hisab Rukyat dan Sumpah Keagamaan Dt.I.II/5/

2. Direktorat Jenderal Kelembagaan Agama Islam DJ.II/

a. Sekretariat Direktorat Jenderal Set.DJ.II

1. Bagian Perencanaan dan Keuangan Set.DJ.II/1/

2. Bagian Data dan kformasi Pendidikan Set.DJ.II/2/

3. Bagian Organisasi dan Tatalaksana dan Kepegawaian Set.DJ.II/3/

4. Bagian Umum Set.DJ.II/4/

b. Direktorat Madrasah dan Pendidikan Agama Islam pada Sekolah Umum Dt.II.I/

1. Subdirektorat Kurikulum Dt.II.I/II

2. Subdirektorat Ketenagaan dan Kesiswaan Dt.II.I/2/

3. Subdirektorat Sarana Dt.II.1/3/

4. Subdirektorat Kelembagaan dan Ketatalaksanaan Dt.II.I/4/

5. Subdirektorat Supervisi dan Evaluasi Pendidikan Dt.II.1/5/

c. Direktorat Pendidikan Keagamaan dan Pondok Pesantren Dt.II.II/

1. Subdirektorat Pendidikan Keagamaan Dt.II.II/1/

2. Subdirektorat Pendidika Salafiyah Dt.II.II/2/

3. Subdirektorat Kerjasama Kelembagaan dan Pengembangan Potensi Pondok Pesantren Dt.II.II/3/

4. Subdirektorat Santri Dt.II.II/4/

5. Subdirektorat Pelayanan Pondok Pesantren pada Masyarakat Dt.II.II/5/

d. Direktorat Perguruan Tinggi Agama Islam Dt.II.III/

1. Subdirektorat Akademik dan Kelembagaan Dt.II.III/1/

2. Subdirektorat Sarana Dt.II.III/2/

3. Subdirektorat Ketenagaan Dt.II.III/3/

4. Subdirektorat Penelitian, Pengabdian pada Masyarakat dan Kemahasiswaan Dt.II.III/4/

5. Subdirektorat Kerjasama Perguruan Tinggi dan Publikasi Dt.II.III/5/

CONTOH PENGGUNAAN KODE INDEKS

1. Surat dan Sekretaris Jenderal yang ditandatangani oleh Kepala Biro Organisasi dan Tatalaksana

Nomor    : SJ/B.JV/3/OT.OO/160/2002, dengan

keterangan sbb:

SJ                           : Kode indeks Sekretariat Jenderal

B.IV                         : Kode indeks Biro Organisasi dan  Tatalaksana

3 : Kode Bagian Ketatalaksanaan

OT.00    : Kode Klasifkasi

160                         : Nomor sura dalam kartu kendali

2002                       : Tahun Pemtuatan surat

2. Surat dan Direktur Bimbingan Masyarakat Islam dan Penyelenggaraan Haji yang ditandatangani oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan Penyelenggaraan Haji

Nomor    : DJ.IJSet.DJ4/l/OTOO/l25/2OO2, dengan keterangan sbb:

DJ.I                         : Kode indeks Direktorat Jenderal  Bimas Islam dan Penyelepggaraan  Haji

Set.DJ.I  : Kode indeks Sekretariat Ditjen

1 Bagian Perencanaan daii Keuangan

OT.00    : Kode Klasifik

125                         : Nomor Surat Dalam Kartu Kendali

2002                       : Tahun Pembuatan Surat

 

B. KODE INDEKS DAERAH INSTANSI VERTIKAL

I. Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi            Kw/

                1. Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam        Kw.01/

                2. Provinsi Sumatera Utara                                               Kw.02/

                3. Provinsi Sumatera Barat                                                Kw.03/

                4. Provinsi Riau                                                                   Kw.04/

                5. Provinsi Jambi                                                                 Kw.05/

                6. Provinsi Sumatera Selatan                                           Kw.06/

                7. Provinsi Bengkulu                                                           Kw.07/

                8. Provinsi Lampung                                                           Kw.08/

                9. Provinsi D.K.1. Jakarta                                   Kw.09/

                10. Provinsi Jawa Barat                                                     Kw. 10/

                11. Provinsi Jawa Tengah                                                 Kw. 11/

Contoh

Penggunaan Kode Indeks Surat Dinas Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi:

1. Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Jawa  Tengah

a. Surat dan Kepala Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi Jawa Tengah

                Nomor    : Kw.1 1.1/PP.00/635/2002 dengan                                                   keterangan sebagai berikut:

                Kw. 1 1   : Kode Indeks Kantor Wilayah

                                                  Departemen Agama Provinsi Jawa Tengah

                1                              : Kode Bagian Tata Usaha

                PP.00     : Kode Kiasifikasi

                635         : Kode Nomor Urut Dalam Kartu Kendali